Young Managers
مرکز مقالات علمی مدیریت 
پيوندهای روزانه

راههای طلایی برای مدیریت زمان


همیشه پیش خود فکر می‌کنیم که غافلگیر زمان می‌شویم و زمان آن طور که باید و شاید به ما اجازه نمی‌دهد کارهای که در ذهن و شاید حتی در رویاهای خود می‌پرورانیم به انجام برسانیم. بهترین فرصت‌ها و یا بدترین آنها همیشه زمانی رخ می‌دهد که انتظار و امادگی‌اش را نداشته‌ایم. حتما شما هم با چنین موقعیت‌های دشواری روبه رو شده‌اید و توضیحات گفته شده را به راحتی درک می‌کنید‌. چرا چنین می‌شود؟ چرا برای ما این اتفاقات بیشتر رخ می‌دهد و نه دیگران؟ چرا زمانی که آمادگی این اتفاقات را داریم رخ نمی‌دهند؟ بلکه زمانی پیش می‌ایند که آمادگی آن را نداریم؟

پاسخ همه‌ی این سئوالات در بحثی به نام "مدیریت زمان" نهفته است.

 


مدیریت زمان یعنی چی؟ و این بحث به چه معناست؟ یعنی اینکه از فرصت‌های و لحظه‌هایی که داریم بهترین استفاده را داشته باشیم، حتی زمانی که منتظر چنین پیش‌امدی نباشیم. شاید این صحبت‌ها به نظرتان تکراری باشد اما یک تفاوت دارد و آن این است که راه کارهایی ارائه داده‌ایم تا شما بتوانید از زمان خود استفاده بهینه داشته باشید:

1. لازمه‌ی و شرط اصلی مدیریت زمان این است که شما هدف‌های اصلی زندگی خانوادگی و شخصی خود را مشخص کنید و بهترین روش این است که هدف‌تان را بنویسید و در این امر برنامه‌ریزی، دقت و تلاش زیادی را به خرج دهید تا بتوانید به اهداف خود نایل شوید چون اگر یکی از عامل‌های گفته شده نباشد در راه سر در گم خواهید شد.

 2 . رسیدن به هر هدفی حتی خیلی کوچک نیاز به زمان مناسب دارد و به تدریج صورت می‌گیرد، اگر تلاش لازم را انجام می‌دهید ولی به نتیجه‌ای که می‌خواهید نمی‌رسید، ناراحت و نگران نشوید به تلاش خود ادامه دهید. تلاش‌های ما همانند مثال یک درخت و باغبان آن است. ما باغبان و تلاش‌هایمان مانند یک درخت است. باغبان درخت خود را آبیاری می‌کند، مواظب آن است تا در فصل مناسب از میوه‌های درختش استفاده کند و انتظارات خود را برای فصل تابستان نگه می‌دارد و این امید را ندارد که درختش در فصل زمستان به او میوه بدهد. پس شما هم تلاش خود را بکنید اما منتظر باشید تا زمان باروری درختتان فرا برسد.

 3. رسیدن به هر هدف نیازمند انجام چندین فعالیت کوچکتر است. شما باید چندین قدم کوچکتر را بردارید تا به اهداف بالاتری برسید. تلاش می‌کنیم ریز..ریز همانند ابر که همه می‌دانیم ابر حاصل تلاش قطره قطره‌های اب است تا تبدیل به ابری پربار می‌شود. پس یادمان باشد برای پر بار شدن ابر باید از قطره قطره‌های اب شروع کنیم.

4. بدون داشتن هدف‌های قابل وصول و مشخص شما نمی‌توانید درباره مدیریت زمان خود تصمیم بگیرید. پس هدف‌هایی را در نظر داشته باشید که بتوانید به آنها برسید، نکته‌ی مهمی که در اینجا حائز اهمیت است این است که در حد تلاشتان، رزو و هدف داشته باشید نه کمتر نه بیشتر. زیرا اگربیشتر از تلاشتان ارزو داشته باشید چون به آنها نمی‌رسید دچار سرخوردگی و افسردگی خواهید شد.

 5. برنامه‌های زمانی در خانواده تا حدودی به برنامه‌های زمانی یکایک اعضای خانواده بستگی دارد. اگر برنامه‌ریزی و هدفی برای زندگی شخصی و خانوادگی خود دارید این کار مستلزم همکاری و یاری تمام اعضای خانواده است.

6. اگر هدفی را دارید که گروهی است و لازمه‌ی آن تلاش تمام اعضای گروه است متناسب با توان خود و اعضای گروه گام بردارید نه خیلی سریع نه کند.

7. اولویت‌ها در یک زمان تغییر پذیرند ولی لازم است در هر زمانی اولویت‌ها را بازنگری کنید و تغییر دهید. گاهی تلاش‌های شما فراتر از آن که پیش بینی می‌کردید می‌رود پس در این جا و در این مرحله باید تغیری دراهداف خود ایجاد کنید. و یا بر عکس متوجه می‌شوید که قادر به تلاش در این حد نیستید پس در اهداف خود یک باز نگری داشته باشید.

 8 . از همسرتان و یا والدین خود انتظارات افراطی نداشته باشید. به طور کلی افراد کمال طلب آماده مساحمه و اتلاف وقت هستند. این گونه از افراد با ادعای اینکه کسی به آنها کمک نکرده و زمینه موفقیت آنها را فراهم نکرده است کارهای خود را توجیح می‌کنند. درسته که کمک و مساعدت دیگران در موفقیت‌های ما نقش دارد اما این نقش تا حدودی اهمیت دارد و بیشتر درصد موفقیت به تلاش‌های خود فرد بستگی دارد.

9 . برای برنامه‌ریزی بهتر اوقات خود نیاز به توجه به خود، همسر و یا افرادی که می‌توانند به شما کمک کنند دارید. زیرا تشویق و دلداری و مساعدت دیگران نقش بسزایی در پیشرفت سریع تر شما دارد .

10 . سعی کنید بعضی از باورهای نادرست درباره مدیریت ناکارآمد زمان را در ذهن خود از بین ببرید. مثلا خیلی از افراد می‌گویند از فلان روز یا از فلان تاریخ شروع می‌کنم به درس خواندن، شروع می‌کنم به کار کردن یا.. نه اینها همه باورهای غلط است. از همین امروز تصمیم بگیرید و تلاش خود را شروع کنید به امید آینده‌ای واهی نباشید. چون اگر منتظر چنین روزی باشید هیچ وقت، چنین روزی فرا نمی‌رسد.

11 . در گذشته توقف نکنید و افق‌های زیبایی را برای خود ترسیم کنید. تنها از گذشته خود درس بگیرید و به عنوان موتوری برای حرکت به جلو از آن استفاده کنید نه برای حرکت به عقب.

12. این باور را درخود ایجاد کنید که شما مسئول زندگی و اعمال شخصی خود و خانواده تان هستید. بعضی از افراد عادت دارند همیشه مشکلات و سختی‌های که برایشان در جریان زندگی پیش می‌آید را به گردن دیگری می‌اندازند برای اینکه خود را تبرئه کنند راهی بهتری از این را نمی‌شناسند. اگر متاهل باشند، تقصیرات را به گردن همسر خود می‌اندازند، و اگر مجرد باشند، پدر و مادر خود را مسئول تمامی این مشکلات می‌دانند. اما این موضوع ا را باور کنید که تنها شما و شما هستید که مسئول تمامی مصائب و مشکلات زندگی خود هستید. پس برای حل آنها باید خودتان به تنهایی گام بردارید.

کاهش استرس با مدیریت زمان

مشغله کاریتان هرچقدر که باشد، این مهارت‌های مدیریتی می‌تواند کمکتان کند زندگی برایتان قابل‌کنترل‌تر شده و کم‌کم با استرس خداحافظی کنید.

درمیان استرس‌زاترین چیزهایی که در این عصر به آن روبه‌رو هستیم این است که مجبور باشیم در فرصتی بسیار کم کارهای زیادی را انجام دهیم. آیا می‌دانید که فشار نداشتن وقت کافی جزء متداول‌ترین مشکلاتی است که انسان امروز با آن روبه‌رو است؟ به همین دلیل است که مدیریت زمان یک الزام است، مخصوصاً اگر بخواهید سطح استرستان را پایین بیاورید.

1. اولین چیزی که باید یاد بگیرید اولویت‌بندی است. برای این منظور باید تفاوت بین فوری و غیرفوری، مهم و غیرمهم را درک کنید. وقتی عادت کنید که با نگاه کردن به یک کار به این فکر کنید که آن کار فوری است یا نه، مهم است یا خیر، می‌توانید به سادگی برخیکارها را کنار گذاشته و بعداً انجام دهید و اول به سراغ کارهای مهم‌تر بروید. با این روش دیگر نگران ضرب‌العجل‌ها نخواخید بود و وقت کافی برای رسیدگی به همه کارها به ترتیب فوریت آنها پیدا می‌کنید.

2. در کنار اولویت‌بندی، باید "نه" گفتن را هم یاد بگیرید. اگر کاری وقتتان را می‌گیرد اما می‌دانید که این کار نه مهم است و نه فوری، باید در تصمیمتان قاطع باشید: یا باید آن را کنار بگذارید یا کلاً لغوش کنید. نمونه‌هایی از این انجام یک کار برای دوستتان است که واقعاً زمانی برای انجام آن ندارید. اگر خجالت می‌کشید بگویید "نه" یا باید آن را انجام بدهید و کار مهمتری را قربانی آن کنید و یا ریسک ناامید کردن دوستتان را به جان خریده و به او نه بگویید.

3. منظم بودن همیشه هم یک خصوصیت مادرزادی نیست، می‌توانید آن را در خود بپرورانید.اگر ذاتاً آدم منظمی نیستید، استفاده از لیست و تقویم می‌تواند کمکتان کند. مثلاً می‌توانید تقویمی روی میزتان داشته باشید که روی آن لیست قرارملاقات‌هایتان را یادداشت کنید. اینکار نه تنها باعث می‌شود هرکدام را سرموقع انجام دهید، در وقتتان هم برای گشتن شماره تلفن افراد و زنگ زدن با آنها برای چک کردن دوباره تاریخ و ساعت قرارتان صرفه‌جویی می‌کند.

4. برای استراحت کردن زمان بگذارید. در وسط یک برنامه کاری پرمشغله، مطمئناً نیاز پیدا می‌کنید که کمی دراز بکشید و حتی چُرت بزنید. اگر می‌توانید این کار را بکنید، خواهید دید که چطور بر برنامه‌تان تاثیر می‌گذارد و باعث می‌شود هنوز هم وقت کافی برای انجام همه کارها پیدا کنید. برای زمان گذاشتن برای استراحت نترسید چون وقتی خوب استراحت کرده باشید کارایی‌تان بالاتر می‌رود. نباید فکر کنید که اگر تند و تند به کارهایتان برسید و از وقت استراحتتان بزنید کارهایتان سرموقع انجام خواهد شد زیرا هر چه خسته‌تر شوید بازده کارتان کمتر شده و کارها کندتر انجام می‌شود.

5. اتفاقات مهم را در برنامه‌تان قید کنید. ممکن است اینقدر سرتان شلوغ باشد که روز تولد همسرتان یا ساگرد ازدواجتان یا اتفاقاتی از این قبیل را فراموش کنید، اما اگر همسرتان توقع دارد این روزها را یادتان باشد، بهترین راهکار این است که آنها را در برنامه‌تان قید کنید. مطمئناً گذراندن کمی وقت با عزیزانتان، سطح انرژیتان را بالا برده و تاثیر شگرفی بر بازده کاریتان خواهد داشت.


با این نکات ساده می‌توانید استفاده بهتری از زمانتان بکنید و میزان استرستان را در طولانی مدت پایین بیاورید.

[ ۱٢ امرداد ۱۳٩٠ ] [ ٢:٢٤ ‎ب.ظ ] [ پوریا هدایتی شهیدانی ]
.: Weblog Themes By Iran Skin :.

درباره وبلاگ

وبلاگ گروهی اساتید و دانشجویان رشته مدیریت دولتی مقطع کارشناسی ارشد دانشگاه آزاد اسلامی واحد بناب
موضوعات وب
RSS Feed